Qué pasa con el depósito de un cliente tras una cancelación o una ausencia

Un depósito que pagó un cliente siempre termina en un lugar que tú y el cliente pueden ver. Se aplica a la visita, se retiene como cargo por cancelación o ausencia, se reembolsa, se convierte en crédito en la cuenta o se devuelve en efectivo en tu mostrador. Nada se queda en espera sin una regla.

Lo que decide es quién canceló y qué tan cerca del inicio fue. Cuando cancela el negocio, todo el depósito vuelve al cliente para que elija. Cuando el cliente cancela a tiempo, igual. Cuando el cliente cancela tarde o no llega, primero se toma del depósito el cargo de tu política de cancelación, hasta lo que el depósito cubre, y solo lo que sobra es del cliente. Si el depósito es menor que el cargo, el resto queda registrado como pendiente (mira el artículo de tarjetas guardadas).

Cuando un monto es del cliente, se lo decimos una vez, con el monto, lo que puede elegir y la fecha límite para elegir. Elige en su página personal de la cita, o con un botón del mensaje de WhatsApp cuando es así como le escribes. Puede elegir un reembolso a la forma en que pagó, o dejar el dinero como crédito en su cuenta contigo. Si no elige a tiempo, el dinero se le devuelve automáticamente. No puedes configurar que por defecto "se quede": el dinero del cliente se devuelve salvo que él decida otra cosa.

Los depósitos con tarjeta se cobran al reservar, así que un cargo todavía se puede cobrar en una visita reservada con semanas de anticipación. Zelun no retiene tus fondos: los depósitos pasan por tu cuenta de pagos conectada, la comisión de la plataforma se aplica a los pagos cobrados, y un reembolso no devuelve la comisión del procesador de tarjetas.

Si un cliente paga dos veces por error, por ejemplo porque tocó Pagar dos veces o su teléfono reintentó con mala señal, Zelun lo evita desde el principio: un mismo pago devuelve siempre el mismo intento de cobro, y un pago no puede servir para dos citas distintas. Y si aun así queda un pago que ninguna cita, regalo ni renovación usó, Zelun lo devuelve solo pocas horas después, completo y con la comisión de Zelun incluida, o libera la retención si todavía no se había cobrado. No tienes que hacer nada.

1. Conecta los pagos de la sucursal y activa un depósito. Mira el artículo de pagos y depósitos.
2. Define tus tramos de cancelación tardía y el cargo por ausencia en la sección Cancelación de la página de la sucursal. Ellos deciden cuánto se toma de un depósito. Mira el artículo de cargos por cancelación y ausencia.
3. Decide tres números para la sucursal: el bono de crédito que quieres ofrecer, cuántos días tiene un cliente para elegir y si el bono debe vencer.
4. Si recibes depósitos OXXO, recuerda que no se pueden reembolsar al pago del cliente. En esos casos el cliente puede dejar el dinero como crédito o recibirlo en efectivo en tu mostrador.

Define el plazo para elegir y el bono

1. Abre Mi negocio y ve a Cobros y depósitos. En el bloque de la sucursal, abre la fila Depósitos devueltos como crédito (pulsa Editar).
2. En Días para elegir, escribe cuánto tiempo tiene el cliente para decidir, de 1 a 30 días. Por defecto son 7.
3. En Bono de crédito (%), escribe el extra que sumas cuando un cliente deja un depósito devuelto como crédito, de 0 a 50. Cero lo desactiva. El bono lo pagas tú, no el cliente.
4. En El bono vence a los (días), escribe de 30 a 365 días, o déjalo vacío para que el bono nunca venza. Solo el bono puede vencer. El dinero del cliente nunca.
5. Pulsa Guardar.

Haz que mover una cita tarde cueste un cargo, o no

1. Abre Configuración → Sucursales, haz clic en la sucursal y ve a Cancelación (con el título Cancelación y no presentarse).
2. Marca o desmarca Mover tarde cuesta lo mismo que cancelar tarde. Está activado salvo que lo desactives. Cuando está activado, un cliente que mueve una visita dentro de un tramo de cancelación tardía ve primero el monto y debe confirmarlo. El cargo se toma del depósito y lo que queda del depósito pasa al nuevo horario.
3. Pulsa Guardar política.

Mira en qué punto está un depósito

1. Abre la cita en la agenda y busca Depósito.
2. Muestra el estado en palabras, por ejemplo esperando que el cliente elija, reembolso en camino, reembolsado, sumado al crédito de la cuenta o reembolsado en efectivo en mostrador. Muestra el monto que el cliente puede recuperar y la fecha hasta la que puede elegir, y cualquier monto retenido como cargo.

Devuelve efectivo en el mostrador

1. Cuando un cliente eligió efectivo, o el pago fue OXXO o es demasiado antiguo para reembolsarse, Depósito muestra Efectivo entregado.
2. Entrega el efectivo al cliente y pulsa Efectivo entregado. Se registra el monto, quién lo registró y cuándo. No se mueve dinero por el procesador de tarjetas. Lo puede hacer el propietario o quien tenga Puede cobrar y reembolsar en esa sucursal.
3. Un depósito con tarjeta que todavía se puede reembolsar a la tarjeta es decisión del cliente. El mostrador no puede registrar efectivo para él.

Mira los reembolsos automáticos

1. Abre la página de la sucursal y ve a Cobros y depósitos. Ahí, Reembolsos automáticos muestra cada pago que Zelun devolvió por su cuenta, del más reciente al más antiguo.
2. Cada fila dice qué era (un anticipo, una compra de regalo o una renovación de paquete), el motivo Pago duplicado reembolsado automáticamente, la fecha, el monto en la moneda de tu negocio y si fue Reembolsado o Retención liberada.
3. Pulsa Ver anteriores para ver los más antiguos. Si todavía no hubo ninguno, la sección lo dice.

Lee los totales

1. Abre Informes de la sucursal y busca Depósitos y crédito. Muestra lo retenido como cargos, lo que espera una elección, lo reembolsado, convertido en crédito o devuelto en efectivo, y las comisiones de tarjeta que un reembolso no devolvió.

Si a un cliente le cobraron dos veces, el segundo cobro se le devuelve solo en unas horas. El banco puede tardar de 5 a 10 días hábiles en mostrarlo. Tú no tienes que avisarle ni hacer nada.

En su página personal de la cita, una visita cancelada sigue abriéndose para que el cliente llegue a su depósito. En Tu depósito leen cuánto es suyo y eligen Reembolsar, Dejar como crédito (con el bono indicado cuando lo ofreces) o efectivo en el mostrador cuando aplica. Si el reembolso es por transferencia bancaria, se les dice que puede tardar unos cinco días hábiles. Después de la fecha, se les avisa que su depósito les fue devuelto.

Si falla un reembolso por transferencia bancaria, el monto se suma a su crédito sin bono, y se les avisa tanto a ti como al cliente.

• Esperar que el depósito se retenga tras cancelar a tiempo. Solo una cancelación tardía o una ausencia del cliente retiene una parte, y solo hasta el cargo.
• Poner un bono y esperar que los clientes lo vean como un descuento. Es un premio por dejar dinero contigo, y lo pagas cuando lo gastan.
• Intentar registrar efectivo para un depósito con tarjeta que se puede reembolsar. Es decisión del cliente. Pídele que elija en su página.
• Dejar un plazo muy corto. A los clientes que no ven el mensaje se les reembolsa automáticamente, así que un plazo corto suele significar reembolsos que esperabas dejar como crédito.
• Pedirle al cliente que espere o que te escriba por un cobro doble. Si ocurre, Zelun lo devuelve solo. Revisa Reembolsos automáticos antes de reembolsar a mano, para no devolverlo dos veces.
• Esperar que un reembolso devuelva la comisión del procesador. No la devuelve, y el reporte muestra ese costo.

Los artículos enlazados explican los pagos y depósitos, la política de cancelación, el crédito en cuenta, las tarjetas guardadas y cómo registrar quién canceló en el mostrador.