Cotiza un trabajo a medida, da seguimiento al pedido y cobra el anticipo

Hay trabajos que no caben en un horario de la agenda: una pieza personalizada, algo hecho a la medida, cualquier cosa que fabricas o encargas para un solo cliente. Para eso Zelun tiene cotizaciones y pedidos.

Armas una cotización para un cliente: uno o más artículos, cada uno con descripción y precio. Cuando el cliente la aprueba, Zelun la convierte en un pedido y le da seguimiento desde la medición hasta la entrega, contra un tiempo de entrega que tú defines. La cotización no necesita una cita, y sus artículos son texto libre, no productos de inventario, así que no se descuenta nada de tu inventario.

Cotizaciones y Pedidos (el tablero de pedidos) están en el grupo Pedidos del menú lateral, y el ajuste del anticipo está en la sección Cobros y depósitos de Mi negocio. Si te registraste como Proyectos a medida, estas secciones (con Inventario) ya vienen visibles y el grupo del menú se llama Proyectos; en otros tipos de negocio pueden estar ocultas hasta que las muestres. Las pantallas son para negocios que cotizan un trabajo personalizado antes de ponerle precio, no para la agenda de citas. Si te lleva a una página de acceso denegado, tu cuenta no tiene acceso a esa parte de la empresa; pídeselo al propietario de la cuenta. Los pasos describen las pantallas tal como existen.

1. Un cliente. No necesitas tenerlo registrado de antemano: en el formulario de la cotización lo buscas por nombre o teléfono, o lo creas ahí mismo. Consulta el artículo sobre clientes y expedientes.
2. La sucursal a la que pertenece el trabajo. Ambas pantallas tienen un selector de sucursal arriba.
3. Si quieres un anticipo parcial en lugar del monto completo al aprobar, decídelo antes de aprobar cualquier cotización (mira los pasos).

Crear la cotización desde una visita

1. En la agenda, abre la cita del cliente, por ejemplo su Visita de medición. Si la cita tiene cliente y no está cancelada, la hoja muestra Crear cotización. Solo la ven la persona propietaria y quien tenga permiso para ver las cotizaciones.
2. Pulsa Crear cotización. Se abre Nueva cotización con ese cliente ya elegido y la visita vinculada; solo falta el tiempo de entrega y los artículos.
3. Al guardar, la hoja de la cita lista las cotizaciones que salieron de ella, cada una con su estado (por ejemplo Borrador), y puedes abrirlas desde ahí. En el detalle de la cotización, Visita vinculada indica el servicio y la fecha de esa visita.
4. La visita debe ser del mismo cliente y la misma sucursal, y no estar cancelada; si no, Zelun no crea la cotización. El vínculo se fija al crearla y no se cambia después.

Armar una cotización

1. Abre Cotizaciones y elige la sucursal. La lista de Cotizaciones abiertas muestra cuántas están abiertas y cuántas esperan la aprobación del cliente.
2. Pulsa Nueva cotización y elige al cliente en el buscador de cliente. Escribe al menos dos letras del nombre o dos dígitos del teléfono; los resultados muestran el nombre y los últimos cuatro dígitos del teléfono. Al elegir uno, queda marcado con su nombre y puedes pulsar Cambiar para escoger a otro. Crear cotización sigue deshabilitado hasta que elijas un cliente.

• Si la persona no aparece, pulsa Nuevo cliente y escribe su Nombre y su Teléfono (con su país). Al guardarla, queda elegida en la cotización. Si ese teléfono ya está registrado, Zelun elige a ese cliente en lugar de crear uno repetido. El resto de sus datos se completa después en la pantalla de clientes.

1. Indica el Tiempo de entrega (días): cuánto esperas que tarde el trabajo. Más adelante se vuelve la fecha objetivo del pedido.
2. Para cada artículo llena Descripción y Precio (MXN) (la moneda de tu empresa). Usa Agregar artículo para más. Anota medidas, materiales y colores en la descripción.
3. Pulsa Crear cotización. Aparece en la lista como Borrador. Los montos siguen la moneda de tu empresa.
4. Elige una cotización de la lista para ver su detalle: las líneas con su especificación, el Total y las Revisiones, con la vigente marcada como actual.

Dar acceso a cotizaciones a tu diseñador o a otra persona del equipo

1. El propietario puede hacerlo todo. Para que otra persona cotice sin darle el resto de la empresa, concédele Puede crear y editar cotizaciones desde Permisos en su página de Equipo, para todas las sucursales o algunas. El artículo sobre roles y políticas explica qué incluye.
2. Con acceso, la persona ve Cotizaciones en el menú, busca o crea al cliente en el formulario y puede crear, revisar y enviar cotizaciones. No ve ni toca pedidos, pagos, reembolsos, cancelaciones ni facturas: eso sigue siendo del propietario.
3. Su lista abre en Mis cotizaciones, las que ella creó. Cambia el filtro a Todas las de la sucursal para ver también las de los demás. Bajo el nombre del cliente, cada cotización dice quién la creó (Creada por ti, Creada por y el nombre del compañero, o Creada por un miembro del equipo si no hay nombre). En el detalle aparece lo mismo con la fecha de creación. No se muestra el correo ni el teléfono de quien la creó.
4. Si la persona entra a una sucursal donde no tiene el permiso, ve un aviso de que no tiene acceso a cotizaciones ahí; pide al propietario que se lo active en esa sucursal.

Revisar una cotización

1. Elige la cotización y pulsa Agregar revisión.
2. En Nueva revisión, edita las líneas (concepto, precio y especificación, medidas, materiales o color; + Agregar línea y Quitar) y pulsa Guardar cotización. Al guardar se reemplazan las líneas que ve el cliente. Las revisiones anteriores quedan en el historial.

Opcional: ayuda de IA con los artículos (solo si está activada para tu cuenta)

• Desde notas de consulta. Usa Pegar notas de consulta y Generar borrador. Las sugerencias dicen "Sugerido por IA, pendiente de revisión" y no traen precio. Pulsa Aceptar para pasar una al formulario o Descartar para quitarla. Después escribe tú el precio.
• Desde una foto. En una cotización en borrador, pulsa Adjuntar foto de inspiración y elige la imagen del cliente. El resultado dice "Sugerido por IA a partir de la foto, pendiente de revisión". Pulsa Aceptar, revisa la descripción, agrega el precio y luego Agregar como artículo. O pulsa Descartar foto o Cancelar. Esta opción no está disponible en la banda de suscripción más baja, aunque esté activada en otros lados.
• Ambas son solo sugerencias: una persona debe leerlas y nada se agrega ni se cotiza hasta que lo aceptes. Si una sugerencia no está disponible verás un aviso y simplemente agregas los artículos a mano. Si sales sin aceptar, la sugerencia de la foto se descarta.

Enviarla al cliente

1. Cuando la cotización esté lista, pulsa Enviar para revisión. Su estado pasa a En revisión.
2. El cliente recibe un aviso automático con el resumen de los artículos. El aviso siempre incluye su enlace para aprobar o rechazar.
3. Para enviarla tú, elige la cotización y pulsa Enviar al cliente. La ventana Enviar cotización al cliente muestra el enlace, que enseña solo la revisión actual. Pulsa Copiar, o marca Enviar también por WhatsApp y pulsa Enviar. El cliente aprueba o rechaza en ese enlace, no en Admin, y no necesita cuenta.
4. Si cambias una cotización que ya está En revisión, el cliente recibe otro mensaje que dice qué cambió. Cambiar un Borrador no envía nada. Una cotización aprobada no se puede editar; hay que hacer una nueva.

Cuando el cliente responde

• Aprobada: se crea de inmediato un pedido con los mismos artículos y precio, en estado Medido.
• Rechazada: no se crea ningún pedido.

Cobrar el anticipo

1. Por defecto, el total de la cotización es el anticipo. Para pedir menos, abre Mi negocio, ve a Cobros y depósitos y abre la fila Cotizaciones a medida de la sucursal (pulsa Editar). Su resumen dice "Monto completo al aprobar" hasta que lo cambies.
2. Escribe el Porcentaje de depósito (1–100) y pulsa Usar depósito parcial. Para volver, pulsa Usar monto completo. El ajuste es por sucursal y solo lo siguen las cotizaciones aprobadas después de guardarlo.
3. El anticipo del pedido empieza pendiente. Abre Pedidos y pulsa la tarjeta del pedido. En la hoja del pedido, Pagos lista el Anticipo y el Saldo con sus montos y fechas, marcados Pagado, Pendiente o Aún no se crea.

Dar seguimiento al pedido

1. Abre Pedidos. Los pedidos están en cinco columnas: Medido, Confirmado, En producción, Listo y Entregado. Cada tarjeta muestra el cliente, el artículo, cuándo vence y una etiqueta de pago: anticipo pendiente, anticipo pagado, saldo pendiente o pagado completo.
2. Pulsa una tarjeta para abrir la hoja del pedido y luego Pasar a la siguiente etapa. No se pueden saltar ni regresar pasos.
3. No puedes salir de Medido mientras el anticipo esté pendiente, ni entregar mientras el saldo esté pendiente. La hoja muestra entonces Anticipo pendiente o Saldo pendiente. El saldo se crea cuando el pedido llega a Listo. Si el anticipo ya cubrió todo, el saldo se crea ya pagado.
4. Para registrar dinero recibido en mostrador, pulsa Registrar pago (o Marcar pago recibido) en la hoja del pedido. Elige ¿Cómo se pagó?: Efectivo, Terminal de tarjeta o Transferencia bancaria. Una transferencia necesita su Referencia de la transferencia. El Monto recibido debe ser igual a lo pendiente. Pulsa Confirmar pago recibido. El pago aparece entonces como Pagado con la fecha, el método y la referencia.
5. Para llevar al equipo al domicilio del cliente, abre el pedido y usa la sección Visitas con Agendar visita: medición, entrega o instalación, con la dirección del pedido y el traslado. No se cobran aparte. El artículo sobre visitas del pedido explica el paso a paso.
6. Un pedido que pasó su fecha objetivo y no está Entregado recibe la etiqueta Atrasado. Marca Mostrar solo atrasados para ver únicamente esos.
7. Con dos o más pedidos atrasados y la función activada para tu sucursal, una Observación generada por IA los resume. Es solo una ayuda de lectura y no cambia ningún pedido.

• Un mensaje cuando su cotización pasa a En revisión, con los artículos, los montos en la moneda de la empresa y el enlace para aprobar o rechazar. Si la redacción con IA está apagada o falla, reciben un mensaje sencillo con los mismos datos.
• Aprueban o rechazan desde ese enlace, sin reservar un horario. Rechazar termina el proceso; aprobar inicia el pedido y el anticipo. Si pides la firma del cliente, antes de aprobar leen tus términos, escriben su nombre, dibujan su firma y la aceptan, y reciben un PDF firmado; el artículo sobre la firma de cotizaciones lo explica.
• Cuando cambia el estado del pedido, reciben un mensaje con los artículos y la fecha objetivo. Este mensaje solo se envía donde Zelun lo haya activado para tu sucursal. Donde está apagado, el estado sí cambia pero el cliente no recibe aviso, así que avísale tú.
• Los clientes nunca ven las pantallas del personal, las sugerencias de IA ni el vínculo entre su visita y la cotización.

• Esperar el anticipo parcial por defecto. Mientras no lo actives, el total completo se cobra al aprobar.
• Cambiar el porcentaje después de aprobar. Los pedidos ya creados conservan el monto fijado al aprobar.
• Registrar un pago por un monto distinto. El monto recibido debe coincidir con lo pendiente, y una transferencia bancaria necesita su referencia.
• Confiar en las sugerencias de IA sin leerlas. Pueden equivocarse, y el precio siempre lo pones tú.
• Buscar Crear cotización en una cita sin cliente o cancelada. No aparece. Asigna el cliente a la cita o crea la cotización desde Cotizaciones.
• Buscar un cliente con una sola letra. El buscador espera al menos dos letras o dígitos. Si no lo encuentras, crea al cliente desde el mismo formulario.
• Dar el permiso en una sucursal y esperarlo en otra. El acceso a cotizaciones vale solo donde se concedió.
• Esperar que quien cotiza vea los pedidos. Pedidos, pagos, reembolsos y facturas son solo del propietario.
• Editar una cotización aprobada. Está bloqueada. Haz una nueva.
• Esperar un mensaje al cliente en cada paso. Los mensajes de estado del pedido pueden estar apagados en tu sucursal.
• Poner un producto de inventario en una cotización y esperar que baje el stock. Los artículos de cotizaciones y pedidos nunca cambian el inventario.

Los artículos de abajo hablan de depósitos, expedientes de clientes y costos de mensajes.