Añade a tu equipo y administra sus horarios, servicios y salida

Qué es

El directorio del equipo es la lista de las personas que trabajan en una de tus sucursales. Cada cita se asigna a una de ellas, así que necesitas al menos una persona en la lista, aunque seas solo tú.

De cada persona guardas su nombre y cargo, los servicios que realiza y su horario semanal. Si quieres, también un perfil público y un acceso para que use Zelun por su cuenta, que le das con una invitación. El directorio pertenece a una sucursal: si tienes varias, cada una tiene su propia lista.

En la página propia de la persona, un encabezado muestra su foto o iniciales, nombre, cargo y estado de acceso, con Permisos y Editar. Debajo están su Perfil público, su Horario semanal con una barra por día, los servicios que Realiza, el Enlace de reserva exprés, Salida del equipo, una tarjeta Pago (que explica el artículo de pago del equipo), las cifras de Este mes con Reservadas, Utilización e Ingresos, y sus ausencias. La palabra Equipo, y las palabras para las personas, siguen tu tipo de negocio, así que una clínica ve profesionales.

La pantalla Equipo es para el propietario del negocio. Un miembro del equipo que inicia sesión sin ser propietario no ve las pantallas de administración. En su lugar ve su propio Horario.

Antes de empezar

Tus servicios ya deben existir. La pantalla del equipo solo te deja marcar servicios que estén en tu catálogo. Si dice que aún no hay servicios, primero añádelos.
Ten claro qué días y horas trabaja cada persona.
Si un miembro del equipo va a iniciar sesión en Zelun, ten a la mano su correo o su teléfono. Con el correo, Zelun le envía la invitación. Con el teléfono, tú le mandas el enlace por WhatsApp o SMS y no se cobra ningún crédito.
Cada persona con acceso cuenta como persona agendable en tu plan. Si tu plan ya está lleno, Zelun te lo dice y te muestra el plan siguiente con su precio en tu moneda y un botón Cambiar de plan. No crea nada hasta que cambies de plan.

Pasos

Añadir a una persona

Abre Equipo y elige la sucursal. La pantalla se llama Equipo en seguido del nombre de la sucursal.
Pulsa Contratar.
Llena Nombre y Cargo. Los dos son obligatorios.
En Cómo se les paga, elige Comisión, Sueldo (por hora o monto fijo) o Renta de lugar y llena la tarifa. La pantalla explica en una frase qué significa para su pago pendiente. Puedes cambiarlo después. El artículo de pago del equipo explica cada opción.
Si quieres darle acceso desde ya, marca Invitar también a Zelun, elige Por correo o Por teléfono, escribe el dato y, si quieres, un Rol. Con teléfono, la pantalla siguiente te deja Compartir por WhatsApp, Enviar por SMS o Copiar enlace.
Pulsa Añadir. Zelun abre la página de la persona para que termines de configurarla.

Definir servicios y horario

En la página de la persona, pulsa Editar. En la ventana Editar a seguido de su nombre, cambia Nombre y Puesto, y marca los servicios en Realiza. Solo se le puede reservar para los servicios marcados aquí. Pulsa Guardar cambios.
En Horario semanal, pulsa Editar horario. En Horario semanal de su nombre, marca cada día que trabaja y fija la hora de inicio y de fin. Deja un día sin marcar si ese día no trabaja (aparece como Libre). Si desmarcas todos los días, la pantalla indica que su horario queda sin restricción. Pulsa Guardar horario.

Dar acceso a Zelun con una invitación

En la página de la persona, busca Acceso a Zelun y pulsa Invitar.
Elige Por correo (escribes su Correo electrónico) o Por teléfono (escribes el número). Si quieres que entre con permisos de un rol, elígelo en Rol. Es opcional.
Pulsa Enviar invitación. Por correo, Zelun envía el mensaje. Por teléfono, pulsa Compartir por WhatsApp, Enviar por SMS o Copiar enlace y luego Listo.
La invitación vence en 7 días y solo sirve una vez. Mientras espera, la persona muestra Invitación pendiente, y Reenviar manda un enlace nuevo que anula el anterior. Revocar cancela la invitación (Invitación revocada). Si vence sin aceptarse, verás Invitación vencida y Invitar de nuevo.
Quien recibe el enlace crea su cuenta, o entra con la que ya tiene, en la pantalla Te invitaron a tu negocio, o en la app móvil del personal. Cuando la acepta, su tarjeta cambia a Acceso activo y recibe el rol que elegiste. Si la invitación fue por correo, debe entrar con ese mismo correo.
Cuando esa persona vuelve a entrar, Zelun la lleva directo a la Agenda de su sucursal, con las páginas que permite su rol. Nunca ve el registro de un negocio. Si alguien del equipo ve "Esta cuenta no pertenece a ningún negocio", entró con un correo distinto al que invitaste: pídele que cierre sesión y entre con el correo invitado, o envíale una invitación nueva.
Para quitarle el acceso más adelante, pulsa Quitar acceso en la misma sección.

Revisar qué puede hacer alguien, o quitarlo

Pulsa Permisos en la página de la persona, o en su tarjeta. Como propietario ves seis permisos con un interruptor cada uno y eliges en qué sucursales valen; el artículo de roles y políticas explica qué deja hacer cada uno. La persona necesita acceso al producto antes de tener permisos. La cuenta de administrador de Zelun ve en su lugar la pantalla completa de permisos: en ella el soporte ve y cambia lo que la persona puede hacer, agrupado en Empresas y Sucursales. En Roles puedes marcar un rol para darle a esta persona todo su paquete de permisos, y en Otras políticas puedes incluirla en una política existente. Son los mismos permisos que se ven en Políticas, así que un cambio en cualquiera de los dos lugares se ve en el otro, y Abrir en Políticas y Abrir en Roles te llevan ahí. La persona necesita acceso al producto antes de tener permisos. Los cambios se guardan con Guardar permisos.
Pulsa Quitar para sacar a alguien de una sucursal. La ventana indica que las reservas futuras con esa persona no se cancelan automáticamente, así que tienes que reasignar a esos clientes o contactarlos, y que las citas pasadas y el historial de pagos se conservan. Pulsa Quitar de la sucursal para confirmar. Si aún tiene citas, planea su salida desde su página (mira Cuando alguien se va).
Para cambiar cómo se le paga, usa Editar pago en la tarjeta Pago de la página de la persona. Los cambios aplican desde la próxima corrida de pagos y las corridas pasadas conservan la tarifa que usaron.

Completar el perfil público

En la sección Perfil público, escribe la Biografía (hasta 600 caracteres), las Especialidades (separadas por comas, hasta 8) y el Usuario de Instagram.
Usa Subir foto para añadir una imagen, o Quitar foto para eliminarla.
Marca Mostrar en la reserva pública para que tus clientes vean el perfil. Solo un propietario puede activarlo o desactivarlo.
Pulsa Guardar perfil.

Leer la lista del equipo

La tarjeta de cada persona muestra un círculo de color con sus iniciales, su nombre y cargo, si tiene Acceso activo o Sin acceso, un resumen de su horario (o Horario de la sucursal cuando no tiene horario propio), cuántas citas tiene esta semana y qué tan llena está su semana, y los servicios que realiza. Si tiene una ausencia pendiente o aprobada en las próximas dos semanas, aparece al pie de la tarjeta, arriba de los botones Editar, Permisos y Quitar. La línea bajo el título cuenta a tus personas, cuántas trabajan hoy y cuántas solicitudes esperan una decisión.

Compartir un enlace de reserva personal

En la tarjeta de una persona, pulsa Copiar enlace de reserva o Compartir por WhatsApp. El enlace lleva a tu cliente a la página de reservas ya configurada para reservar con esa persona en esa sucursal.

Cuando alguien se va

Abre la página de la persona y busca Salida del equipo.
Elige el Último día de trabajo. La pantalla muestra cuántas citas próximas se ven afectadas y te avisa si nadie más cubre alguno de sus servicios. Se le puede reservar hasta el final de ese día.
Pulsa Programar salida. Si dejas la fecha vacía, el botón dice Se va ahora.
Pulsa Planificar sus citas. Nada se mueve hasta que apliques el plan. Pulsa Crear o actualizar el plan para ver cada cita agrupada como Listas, Para revisar, Requieren decisión, Requieren atención o Hechas.
Para cada cita, pulsa Aceptar, elige quién la toma, pulsa Cancelar cita o pulsa Dejar para después. Aceptar todas las listas acepta de una vez todas las del grupo Listas y Deshacer revierte una decisión.
Pulsa Aplicar plan. La pantalla te dice a cuántos clientes se les avisará.
Antes de que llegue el último día puedes pulsar Cancelar salida para conservar a la persona.

Cuando un cambio de horario o servicios deja citas reservadas

Si guardas un nuevo horario o quitas un servicio a una persona, o editas el horario semanal de la sucursal, y hay citas reservadas que ya no encajan, un aviso muestra cuántas citas y de qué servicios. Nunca te impide guardar.
Para una persona, pulsa Revisar reasignación para abrir su plan, decide quién toma cada cita y pulsa Aplicar plan. Se avisa a los clientes de cada cambio. Con el horario de la sucursal no hay un plan único: abre la página de cada persona afectada y revisa el suyo.
Las citas liberadas así se ofrecen a la lista de espera, primero a los favoritos, y a los clientes que se alejaron de su favorita se les ofrecen los espacios libres de esa persona.

Eliminar a una persona por completo

Pulsa Eliminar en su página y confirma ¿Eliminar este miembro del equipo?

Lo que ven tus clientes

Tus clientes solo pueden reservar con una persona los servicios que marcaste, y solo dentro de su horario semanal.
Si activaste Mostrar en la reserva pública, la biografía, las especialidades, el usuario de Instagram y la foto de la persona aparecen en el paso de la página de reservas donde el cliente elige con quién reserva. Sin eso, la persona se puede reservar igual, pero no tiene perfil ahí.
Un cliente que abre un enlace de reserva personal empieza con esa persona ya elegida.
Al aplicar un plan de salida, los clientes cuyas citas se mueven o se cancelan reciben aviso. Si un cliente había elegido a la persona que se fue, recibe un enlace para conservar el nuevo arreglo o cambiarlo. A las citas sin contacto del cliente no se les puede avisar, y la pantalla te dice cuántas son.

Errores comunes

Olvidar marcar los servicios. Una persona con Sin servicios asignados no se puede reservar para nada.
Dejar el horario vacío sin revisar el de la sucursal. La persona sigue el horario de la sucursal. Si necesita otro horario, copia el de la sucursal y edítalo antes de guardarlo.
Esperar que una invitación por teléfono llegue sola. Zelun no envía mensajes a teléfonos. Tú mandas el enlace con Compartir por WhatsApp o Enviar por SMS.
Dejar vencer la invitación. Dura 7 días. Si venció, pulsa Invitar de nuevo.
Aceptar con otro correo. Una invitación por correo solo la acepta quien entra con ese correo.
Invitar con el plan lleno. Zelun no crea a la persona ni la invitación y te muestra el plan siguiente.
Esperar que el perfil se muestre solo. Permanece oculto hasta que un propietario marque Mostrar en la reserva pública, y un miembro del equipo no puede marcarlo por sí mismo.
Eliminar a alguien que se va. Usa Salida del equipo, para decidir qué pasa con sus citas próximas.
Esperar que las citas se muevan solas. Programar una salida no mueve nada. Tienes que aplicar el plan.
Una cita con depósito. El plan no puede cancelar una cita que tiene un depósito retenido. Cancélala desde la propia cita para que el depósito se liquide.
Horario heredado. Una persona nueva sin horario propio sigue el de la sucursal. Usa Copiar horario de la sucursal en su ficha para guardarlo como horario propio y editarlo. Tu propio registro de personal se crea al registrarte con tu nombre, el título "Propietario" y los servicios iniciales asignados.