Cotiza un tratamiento como plan de visitas, con seguro y cobros de terceros

Qué es

Este artículo describe una función que todavía no se lanza. Es para consultorios que venden el tratamiento con un presupuesto por escrito, como un cirujano particular: tus honorarios, el hospital, el anestesiólogo y las visitas de seguimiento, muchas veces pagados en parte por una aseguradora. Hoy no aplica a tu cuenta. Hoy una cotización solo puede iniciar un trabajo a la medida, no una serie de citas, y no sabe nada de seguros ni de cobros que se pagan a otra persona.

Lo que está planeado:

Líneas de servicio en una cotización. Una línea puede apuntar a uno de tus servicios, con un número de visitas (de 1 a 52) y un mínimo de días después de la visita anterior (de 0 a 365), por ejemplo una revisión a los 7 días y otra a los 30. Una visita se puede marcar como la visita principal del plan, por ejemplo la cirugía. Una cotización solo puede tener una visita principal.
Quién cobra cada línea. Cada línea la cobra tu consultorio (lo normal), la cobra tu consultorio por cuenta de una persona o negocio con nombre, o la paga el paciente directamente a una persona o negocio con nombre, como el hospital. Las líneas pagadas directamente se muestran al paciente para que vea el costo completo, pero Zelun nunca las cobra, ni les toma anticipo, ni las factura. Tus líneas de servicio siempre las cobras tú. La cotización muestra tres totales: lo que cobras para ti, lo que cobras por cuenta de otros y lo que se paga directamente a otros.
Seguro en una cotización. Puedes agregar el nombre de la aseguradora, si la aseguradora le paga directamente a tu consultorio o si el paciente te paga y pide un reembolso, el deducible, el porcentaje de coaseguro (de 0 a 100) con un tope opcional, un número de póliza y una referencia de reclamo opcionales, y el estado de la autorización: sin solicitar, pendiente, autorizada o negada, con un monto autorizado cuando está autorizada. Cada línea se marca como cubierta o no, y una línea pagada directamente a otra persona no puede ser cubierta. Zelun calcula la parte de la aseguradora y la parte del paciente. El deducible es el monto que indica la aseguradora para esta cuenta, y se captura por cotización. Zelun no lleva el deducible de una póliza a lo largo de los años.
Un plan, no un pedido. Cuando el paciente aprueba una cotización que tiene al menos una línea de servicio, Zelun crea un plan de tratamiento en lugar de un trabajo a la medida. Las cotizaciones sin líneas de servicio siguen creando pedidos como hoy. El plan tiene una visita planeada por cada visita de la cotización, todas sin agendar al principio, y el paciente recibe una página privada del plan.
Pagar el plan. El anticipo es tu porcentaje de anticipo de cotización aplicado a la parte del paciente si lo usas, y si no, la parte completa del paciente. El saldo es el resto y vence al inicio de la visita principal. Las líneas pagadas directamente a otros nunca forman parte de estos pagos. El paciente paga en línea con tu cuenta de cobro conectada, o un propietario o alguien del equipo de la sucursal registra un pago en mostrador en efectivo, con terminal de tarjeta o por transferencia (con su referencia, y el monto exacto pendiente). Si no hay cuenta de cobro conectada, la página del plan dice que el pago se hace en tu consultorio.
Agendar las visitas. El paciente agenda cada visita desde la página del plan, y el equipo puede agendar desde la agenda eligiendo el plan y la visita. Las visitas son citas normales con tu disponibilidad, horarios y cierres de siempre, sin un segundo anticipo de reserva. El espaciado se aplica desde la visita anterior una vez que esa ya está agendada. El paciente no puede agendar la visita principal ni las siguientes hasta pagar el anticipo, aunque sí puede agendar antes las visitas previas a la principal. El equipo puede agendar cualquier visita, y la cita muestra que el anticipo sigue pendiente. Mientras el saldo no esté pagado, la visita principal lo muestra al equipo en la agenda y al cobrar, pero nunca impide registrar la llegada ni terminar la visita.
Estado de las visitas. Una visita aparece como agendada mientras su cita sigue vigente, completada tras el cobro, sin agendar otra vez si la cita se cancela o se mueve a otra fecha, y perdida tras una ausencia. Una visita perdida se puede agendar de nuevo. Tus reglas de cancelación, reagendado tardío y cargos por ausencia se aplican a estas citas. Cuando todas las visitas están completadas, el plan aparece como completado. Al cobrar, una visita del plan muestra el servicio del plan como incluido, sin cargo adicional.
El seguro después de aprobar. Un propietario o alguien del equipo de la sucursal puede actualizar el estado de la autorización, el monto autorizado y la referencia del reclamo. Zelun recalcula las partes y deja el anticipo pagado como está. El saldo pasa a ser la nueva parte del paciente menos lo que ya pagó. Si el paciente pagó más que la nueva parte, el excedente se le ofrece de vuelta como reembolso o crédito en cuenta. Cada actualización queda registrada y un cambio en la parte del paciente se le avisa.
Lo que debe la aseguradora. En un plan donde la aseguradora le paga directamente a tu consultorio, el plan lleva un monto por cobrar a la aseguradora, que aparece como esperado hasta que registras el pago con el monto, la fecha y una referencia. Aparece como pagado cuando es igual a su parte, o como pagado de menos, con la diferencia, cuando es menor; un plan pagado de menos puede recibir más pagos, o el propietario puede dar de baja la diferencia con un motivo. Una diferencia nunca se suma sola al saldo del paciente, y los pagos de la aseguradora no se cobran por tu cuenta de cobro. El Reclamo de un plan arma el paquete que pide la aseguradora, guarda sus adjuntos y le da seguimiento hasta que paga; si el paciente tramita su propio reembolso, su página del plan le ofrece Documentos para tu reembolso. Zelun no envía el reclamo, no factura a la aseguradora ni verifica la cobertura, así que eso lo haces fuera de Zelun.
Cancelar un plan. Un propietario puede cancelar un plan activo con un motivo y un monto de lo pagado por el paciente que te quedas, desde nada hasta todo lo pagado, con un motivo siempre que te quedes con algo. Las visitas sin agendar y las perdidas se cancelan, las citas ya agendadas quedan para que el equipo las cancele una por una, y los pagos pendientes se anulan. El resto vuelve al paciente con las mismas reglas de reembolso o crédito que un pedido cancelado. Un propietario también puede dar un reembolso de buena voluntad en un plan en cualquier estado.
La página del plan del paciente. Muestra cada visita con su estado y fecha, el anticipo y el saldo, cualquier reembolso, las facturas para descargar, la parte de la aseguradora y el modo de cobertura, y las líneas pagadas directamente como información. No muestra tus notas internas. Al paciente se le avisa cuando se crea el plan, cuando se confirma un pago, cuando cambia su parte, tres días antes de la visita principal si el saldo sigue sin pagar, al cancelar, en los reembolsos y cuando se emite una factura.
Revisar la cotización. El paciente ve las líneas agrupadas por a quién se paga, un subtotal de cada grupo, las visitas que incluye cada servicio, el total que paga a tu consultorio y, con seguro, el nombre de la aseguradora, el modo, el deducible, el coaseguro, el estado de la autorización, la parte de la aseguradora y la parte del paciente. Los montos se marcan como estimación hasta que la autorización esté autorizada, y de la póliza solo se ven los últimos cuatro caracteres.
Facturación (CFDI). El anticipo del plan se puede facturar como anticipo, y la parte pagada por el paciente se puede facturar desde el plan, relacionando el anticipo. Las líneas cobradas por cuenta de otros y las pagadas directamente se dejan fuera. El impuesto de cada línea sigue la tasa configurada en el servicio, o la de tu sucursal para otros artículos. Zelun no aplica ninguna exención automática, así que tú la controlas.
Notificaciones privadas. Un propietario puede activar un ajuste de la empresa, apagado por defecto y disponible en todos los planes, para que ningún mensaje a tus clientes contenga nombres de servicios, texto de las líneas, nombres de aseguradoras, números de póliza, referencias de reclamo ni notas del cliente, en ningún canal, incluidos los archivos de calendario. Los mensajes usan palabras generales como "tu cita" o "tu plan" y siguen llevando la fecha y hora, la sucursal y el enlace. Mientras está activo, no se envían datos del cliente a un servicio de IA para redactar un mensaje, y los mensajes salen con plantillas de WhatsApp aprobadas o pasan a SMS donde se permite.

Sobre el dinero: los pagos en línea del plan van a tu propia cuenta de cobro conectada, y Zelun no retiene tus fondos. Se aplica una tarifa de la plataforma a los pagos que se toman en línea, que fija Zelun y es aparte de las comisiones del procesador de pagos, igual que en los anticipos de reserva. Una línea que cobras por cuenta de otra persona llega a tu cuenta, y tú arreglas cuentas con esa persona fuera de Zelun.

Antes de empezar

Tus servicios configurados, porque las líneas de servicio apuntan a ellos.
Una cuenta de cobro conectada si quieres que los pacientes paguen en línea. Mira el artículo de cobros y anticipos.
Tu porcentaje de anticipo de cotización, si quieres pedir menos que el total por adelantado. Mira el artículo de cotizaciones y pedidos.
Para facturar, tu configuración de CFDI.

Pasos

Las pantallas de esta función todavía no son definitivas, así que aún no se listan los nombres exactos de los botones. A grandes rasgos, cuando se lance:

Arma la cotización con líneas de servicio y otros conceptos, indica quién cobra cada línea y agrega los datos de la aseguradora si hay seguro.
Envíala al paciente. Revisa el desglose y la aprueba.
Zelun crea el plan y el paciente recibe la página del plan.
El paciente paga el anticipo y agenda las visitas, o tú lo haces por él desde la agenda.
Registra la autorización cuando llegue, y el pago de la aseguradora cuando entre.

Lo que ven tus clientes

Tus pacientes ven el desglose de la cotización, la página del plan, la página de reservas limitada al servicio correcto y los mensajes listados arriba. Con las notificaciones privadas activas, esos mensajes no llevan ningún detalle clínico.

Errores comunes