Crea citas sin cita previa y citas desde el mostrador, y luego cámbialas, cancélalas y cóbralas

Este artículo cubre todo lo que haces en el mostrador con una sola reserva: crearla, darle un cliente, moverla, cancelarla y cobrarla con propina.

Hay dos tipos de reserva de mostrador, y eliges entre ellas en la misma hoja:

• Sin cita. Alguien está frente a ti. Puedes vincular a un cliente existente, crear uno nuevo o dejar el cliente en blanco. Una reserva sin cita y sin cliente igual ocupa el hueco y se ve en la agenda como una visita sin cita, no como un hueco vacío.
• Cita. Una reserva para alguien que todavía no ha llegado. Siempre necesita un cliente, ya sea uno existente o uno nuevo que creas en el momento.

Ambas quedan registradas como reservadas en el mostrador. Eso no se puede cambiar después, y tampoco puedes convertir una reserva sin cita en cita ni al revés. Cada reserva tiene un servicio y una persona del equipo. Para varias personas que llegan juntas, mira el artículo de reservas grupales.

1. Una persona del equipo con horario de trabajo y un servicio que realice. Sin eso la agenda no tiene columna donde reservar. Mira el artículo de la agenda de citas.
2. Para una cita, el nombre del cliente y, de preferencia, su teléfono. Los clientes se buscan por nombre o por teléfono. El teléfono es opcional, pero te permite encontrar a la persona de nuevo rápidamente.
3. El teléfono con su lada del país si no es un número de Estados Unidos Un número escrito sin lada se interpreta como número de Estados Unidos (+1). Para un número mexicano, escríbelo empezando con +52.
4. Permiso para modificar la agenda. El personal sin permiso para eliminar no puede borrar una cita. La cancela, como se explica abajo.

Crear una reserva

1. Abre la agenda de la sucursal. Haz clic en una celda libre de la columna de la persona que quieras. También puedes pulsar Reservar en la línea de reserva rápida mientras está vacía o, en una tableta o un teléfono, pulsar Reservar en el encabezado. Se abre la hoja de reserva, con el título Reservar en y el nombre de la sucursal. Si la abres desde un botón, se abre en Sin cita, con una persona del equipo y una hora de inicio ya elegidas.
2. Arriba en la hoja elige Sin cita o Cita. La tercera opción, Bloquear horario, deja ese horario no disponible en lugar de reservarlo; el artículo de bloquear horario lo explica.
3. En Cliente, escribe un nombre o un teléfono para buscar. Elige a la persona de la lista. Cada resultado muestra el teléfono, cuántas visitas ha tenido ("sin visitas todavía" o "6 visitas") y la fecha de la última. Las citas canceladas no cuentan como visitas.
4. Si la persona es nueva, escribe el nombre y pulsa Crear «nombre» como cliente nuevo. Puedes llenar Teléfono (opcional). La hoja indica entonces que el cliente se añadirá al reservar. Marca Mensajes de cita por WhatsApp solo si el cliente aceptó recibirlos. Sin teléfono, el cliente se crea solo con el nombre.
5. Si el teléfono ya pertenece a otro cliente de tu empresa, la hoja lo rechaza. Busca a esa persona, porque dos clientes no pueden compartir un número.
6. En Servicio, elige el servicio. Solo aparecen los servicios que realiza la persona del equipo elegida, y el que elijas muestra su duración y su precio. En Personal, elige o cambia a la persona del equipo. Si este cliente ya se ha atendido antes con ese servicio, se sugiere a su persona habitual con la nota Habitual para este servicio. Es solo una sugerencia y puedes elegir a cualquier otra persona.
7. En una misma fila ves Día, Inicio y Comprobar. Día muestra el día desde el que abriste la hoja y ahí no se puede editar. Define Inicio con el control de hora. Avanza de cinco en cinco minutos en la hora de la sucursal, así que las 7:15 son posibles. Un valor que no cae en un múltiplo de cinco se redondea al más cercano. Algunos horarios libres cercanos aparecen como botones del mismo tamaño, y solo se ofrecen horas dentro del horario de trabajo y sin otra reserva de esa persona.
8. Si quieres, escribe un Descuento de línea como Porcentaje o Importe (MXN) con su Valor del descuento, y un código en Código promocional. Los dos van lado a lado. Un código que no es válido detiene la reserva.
9. Pulsa Comprobar si quieres saberlo antes de reservar. Una frase en verde dice que el hueco encaja (con el nombre de la persona y la ventana de tiempo, sin conflictos). Una frase en ámbar dice por qué no, nombrando la restricción, como el horario de la persona ese día, un cierre, un bloqueo o una sala ocupada, y da la siguiente hora libre cuando existe. Comprobar no crea nada.
10. Abajo, A cobrar al finalizar muestra el importe. Pulsa Confirmar (o Cancelar para cerrar la hoja). La reserva aparece de inmediato en la agenda.

Si eliges Sin cita y escribes un nombre pero ni eliges un cliente existente ni pulsas Crear «nombre» como cliente nuevo, la hoja te pide seleccionar o crear un cliente y no reserva nada. Para reservar una visita sin cita y sin cliente, deja el nombre vacío. En modo Cita el cliente siempre es obligatorio.

Dar un cliente a una reserva abierta, o cambiarlo

1. Haz clic en el bloque de la agenda. Se abre la cita.
2. En la sección Cliente, busca o escribe un nombre, elige a la persona o pulsa Crear «nombre» como cliente nuevo, y pulsa Guardar.
3. La reserva queda con el nombre de ese cliente, en el bloque y en el registro. La persona del equipo, la hora y el hecho de que fuera sin cita o cita no cambian.
4. Más adelante puedes cambiar a otro cliente de la misma empresa de la misma manera. No puedes quitar el cliente de una reserva que ya tiene uno.
5. El nombre guardado en la reserva es una copia tomada al guardar. Si después renombras al cliente, las reservas anteriores conservan el nombre que tenían.

Mover una reserva a otra hora u otra persona

1. Abre la reserva desde la agenda.
2. Cambia Inicio o Personal y pulsa Guardar. El campo Inicio de esta hoja es texto simple que muestra la fecha y la hora en un formato técnico, así que edita solo los dígitos que necesites.
3. La nueva hora se revisa igual que una reserva nueva. Si se solapa con otra reserva de esa persona, o cae fuera del horario de trabajo o en una ausencia, se rechaza, el mensaje te dice por qué y la reserva original queda exactamente como estaba.

Cancelar una reserva

1. Abre la reserva y, si quieres, escribe un motivo en Motivo de cancelación.
2. Pulsa Cancelar visita. La cita no se borra. Queda en tus registros como cancelada, así conservas el historial, y el hueco vuelve a quedar libre.
3. Si hay clientes en espera que encajan en el hueco liberado, la hoja los lista para que puedas ofrecérselo desde el panel Fill debajo de la agenda.
4. Si el cliente no se presentó, pulsa Marcar como ausencia en su lugar (solo se ofrece en una reserva que sigue reservada). Registra la ausencia y aplica el cargo por no presentarse configurado para la sucursal. Si hay un cargo pendiente que no se pudo cobrar, la hoja muestra Reintentar cobro.

Registrar llegada, cobrar y agregar propina

1. Cuando llega el cliente, abre la reserva y pulsa Registrar llegada. El bloque muestra entonces En el sillón.
2. Al terminar, escribe la propina en Propina (MXN). El campo usa la moneda de tu empresa, así que 50 son 50 pesos.
3. Si el cliente aceptó las fotos, la hoja tiene Fotos de la visita con Añadir antes y Añadir después. Si no hay consentimiento de fotos registrado, la hoja dice en cambio "No hay consentimiento de fotos de este cliente: la subida está bloqueada." con registrar consentimiento ahora, y no puedes subir fotos hasta registrarlo.
4. Si la sucursal tiene un enlace de reseña de Google configurado, aparece una casilla que dice Incluir un enlace de reseña de Google en el mensaje de agradecimiento. Empieza marcada. El agradecimiento se envía una sola vez, como parte del cobro, y no depende de que el cliente haya aceptado promociones. Desmárcala para enviar el agradecimiento sin el enlace.
5. Pulsa Cobrar. La propina se guarda con el cobro mismo; no hay un paso aparte después. En la misma hoja también puedes añadir un producto, un paquete u otros conceptos, e imprimir un Recibo.
6. La hoja confirma entonces Cobrado — con el nombre del cliente, el servicio, su duración y quién lo realizó. Lista la línea de Servicio, una línea de Paquete canjeado con lo que queda después cuando se usó un paquete, y A cobrar ahora. Una línea te dice si el agradecimiento salió con o sin el enlace de reseña.
7. Pulsa Reagendar a seguido del nombre del cliente y ahora para reservar el mismo servicio con la misma persona, o Listo para cerrar.

Varios servicios en una misma cita

1. En la hoja de reserva, elige el primer servicio y a quién se lo hace. Pulsa Agregar servicio para sumar otro, con su propia persona. Puedes llevar hasta 4 servicios.
2. Cada servicio empieza cuando termina el anterior, más su tiempo de limpieza. Abajo ves la duración total, el precio y de qué hora a qué hora va la visita.
3. Pulsa Reservar. Si un servicio no cabe, Zelun no reserva ninguno y te dice cuál falló. Con varios servicios no se usan códigos de descuento ni descuentos por línea.
4. En la agenda, los servicios de una misma visita llevan un icono de enlace. Si mueves solo uno, los demás no se mueven: el servicio anterior muestra Hueco de N min o Se cruza N min para que decidas.
5. Al cobrar, abre cualquiera de los servicios: ves todos, y pones una propina por cada persona. Es un solo pago, un solo recibo y una sola factura; el anticipo se descuenta una vez.

• Un cliente que vinculas o creas se vuelve un registro de cliente normal. Lleva teléfono si lo escribiste, y los clientes que creas en el mostrador se pueden volver a encontrar por nombre o teléfono.
• Si la reserva tiene un cliente con el consentimiento de mensajes correspondiente, recibe los mensajes habituales de confirmación y recordatorio. Mensajes de cita por WhatsApp está desactivado salvo que lo marques.
• Un cliente que reserva en tu página de reservas usa su teléfono, y si coincide con un cliente que ya tienes, la reserva va a ese mismo registro.
• Una reserva cancelada libera el hueco, así que se puede volver a reservar desde el mostrador o desde la página de reservas.
• Un cliente al que se le cobra recibe un mensaje de agradecimiento. Lleva el enlace de reseña solo si dejaste la casilla marcada.
• Las propinas y descuentos que escribes en el mostrador forman parte del cobro de la visita. Si tu negocio emite facturas CFDI, la propina no forma parte de la factura.

• Escribir un nombre en Sin cita y pulsar Confirmar. La hoja no reserva un nombre escrito a mano. Elige o crea el cliente, o borra el nombre.
• Elegir Cita sin cliente. Una cita siempre necesita uno. Crea el cliente ahí mismo en la hoja.
• Escribir un número mexicano sin +52. Se lee como número de Estados Unidos, así que luego no encontrarás al cliente con su teléfono real.
• Esperar poder borrar una reserva. Cancelar conserva el registro. Es a propósito, para que el historial y los cargos queden guardados.
• Buscar la subida de fotos y encontrar una advertencia. Sin consentimiento de fotos registrado, la subida está bloqueada. Registra primero el consentimiento, desde la advertencia o en la ficha del cliente.
• Multiplicar la propina por 100. Propina (MXN) se escribe en la moneda de tu empresa.
• Esperar que un cambio rechazado modifique algo. Una reprogramación rechazada deja el original exactamente como estaba.
• Intentar quitar un cliente de una reserva. Puedes vincular o cambiar el cliente, no quitarlo.
• Pulsar Cancelar visita cuando fue una ausencia. Usa Marcar como ausencia para que se apliquen las reglas del cargo.

Los artículos de la agenda de citas, de clientes y de reservas grupales acompañan a este.