Lee y usa la agenda de citas (el día de cada sucursal)

La agenda de citas es la pantalla que vas a tener abierta casi todo el día. Es una agenda de una sucursal, en forma de cuadrícula: las horas van hacia abajo y cada persona de tu equipo tiene su columna. Cada cita es un bloque de color que cubre su inicio y su fin reales, así que de un vistazo ves quién está ocupado, quién está libre y dónde hay huecos.

Muestra un día o una semana a la vez, con la hora de la sucursal (no la de tu computadora ni la de otra persona). Se dibuja una línea en cada hora, con la hora escrita justo debajo, y puedes reservar en cualquier cuarto de hora entre las líneas. Cuando miras el día de hoy, una línea con una pequeña etiqueta de reloj marca la hora actual.

Al iniciar sesión llegas directo a la agenda de hoy. No pasas por una lista de sucursales.

1. Al menos una persona del equipo en la sucursal. El personal son las columnas, llamadas carriles. Si no hay nadie, la agenda te avisa de que aún no hay columnas de equipo y te pide añadir personal primero.
2. Horarios de tu equipo. La agenda pinta lo que está fuera de horario y lo libre según el horario semanal de cada persona y el horario de apertura de la sucursal. Si una persona no tiene horario, la agenda la trata como libre todo el día; define horarios para que las columnas sean exactas.
3. Servicios asignados a cada persona. Quien no tiene servicios no puede recibir reservas, así que la agenda la muestra como no reservable y no te deja marcarla como columna.

Abrir la agenda

1. Inicia sesión. Llegas a la agenda de hoy. Si trabajas en varias sucursales, llegas a la última que usaste. Si esa ya no está disponible para ti, llegas a la primera de tu lista.
2. Para cambiar de sucursal usa el selector (con la etiqueta Sucursal) en la navegación y elige la otra. Se abre la agenda de esa sucursal y tu navegador la recuerda para la próxima vez.
3. También puedes abrir Reservar en el menú de la izquierda cuando quieras. Si todavía no tienes sucursales, Reservar muestra un mensaje vacío que te pide crear primero una empresa y una sucursal.

Moverte en el tiempo

1. El título de la página es la fecha que estás viendo, escrita completa, por ejemplo "martes 16 de septiembre". En la vista de semana dice "Semana del" y la fecha.
2. Usa las flechas junto a Hoy para ir al día anterior o al siguiente. En la vista de semana las flechas avanzan una semana completa.
3. Pulsa Hoy para volver al día de hoy.
4. Pulsa Día o Semana para cambiar la vista. La que está activa se ve en oscuro. El cambio es inmediato: la agenda deja la cuadrícula anterior en pantalla con un indicador de carga hasta que llegan las citas nuevas, y nunca muestra un falso mensaje de "vacío" mientras carga.
5. El botón de retroceso del navegador te lleva al periodo que estabas viendo antes.

Elegir qué personas ves

1. Pulsa Equipo.
2. Programados hoy es lo predeterminado. Muestra a quienes trabajan ese día, más a quien no tiene horario definido. Una persona cuyo horario no incluye el día que miras queda oculta.
3. Elige Todo el equipo para ver a todas las personas de la sucursal.
4. O marca solo los nombres que quieras. Debajo de cada nombre ves su horario de ese día, o "libra ese día", o "cualquier horario". Desmarcar a una persona solo oculta su columna en tu vista; no cambia nada de su horario.
5. Junto a cada nombre, Horario abre Horario del equipo, donde defines el horario semanal de esa persona y pulsas Guardar horario. La agenda usa el nuevo horario de inmediato.

Leer la cuadrícula

1. En la parte de arriba de cada carril, un encabezado se queda a la vista mientras te desplazas. Muestra la inicial de la persona con su color, su nombre y su horario de ese día.
2. Tiempo libre es una celda normal dentro del horario de trabajo. Si pasas el cursor, muestra la hora que reservarías al hacer clic, por ejemplo Reservar 10:15.
3. Tiempo reservado es un bloque que cubre el inicio y el fin reales de la cita. Muestra al cliente, el servicio y las horas. Cada servicio tiene su color, y la leyenda Servicios lista los colores en uso en pantalla, solo de los servicios que tienen citas ese día.
4. Fuera de horario son los tramos fuera del horario de esa persona o del horario de apertura de la sucursal. Cada uno es una sola banda con una etiqueta como "abre 09:00" o "cierra 17:00", y no se puede reservar en ella.
5. Ausencia es una ausencia aprobada de esa persona. Se pinta distinto del fuera de horario y de una cita, y cubre el inicio y el fin reales de la ausencia. Una solicitud que sigue esperando aprobación, o que fue rechazada, no cambia la agenda: ese tiempo sigue libre.
6. Horario bloqueado es tiempo que tú o la persona bloquearon con Bloquear horario (mira el artículo de bloquear horario). Se ve como una banda rayada con el nombre de su motivo, o Bloqueado si no tiene. Solo tu equipo ve el motivo. Un tramo bloqueado nunca cuenta como libre.
7. Si una cita ya estaba reservada antes de que se aprobara una ausencia o se agregara un bloqueo, la cita sigue mostrándose como reservada y no queda tapada.
8. Un tramo libre de treinta minutos o más entre dos citas se muestra como un hueco verde con borde punteado y su duración, por ejemplo "45 libres".
9. Un bloque también puede mostrar Pago pendiente mientras se espera un apartado, una marca En el sillón cuando pulsas Registrar llegada, y un aviso como Parte de un grupo de 3 si pertenece a una reserva grupal. Una oferta vigente de lista de espera aparece como Oferta a el nombre del cliente en espera, con la hora hasta la que dura.

Leer el encabezado del día

1. El encabezado es una sola banda blanca en la parte de arriba. Bajo la fecha, una línea indica el nombre de la sucursal, cuántas personas del equipo están programadas del total, y la hora de apertura y de cierre. Por ejemplo: "Centro · 4 de 6 personal programado · abre 08:00, cierra 20:00". Si no hay nadie programado, igual dice "0 de 6".
2. Debajo de los botones, una línea dice de qué día son los totales y cuántas personas del equipo se muestran. Luego cuatro cifras resumen el día, cada una con una nota corta al lado: Reservadas (citas), Tiempo libre (en bloques), Ingreso previsto (lo que cobrarías si todos pagan) y En espera (personas en la lista de espera y cuántas encajan en un hueco libre).

Usar la barra de herramientas

1. Las flechas, Hoy, Día y Semana sirven para moverte, como arriba.
2. Bloquear horario abre la hoja para dejar a una persona, o a toda la sucursal, no disponible un rato. El artículo de bloquear horario lo explica.
3. Equipo elige las columnas.
4. Pantalla completa amplía la agenda para llenar la ventana y oculta el menú. Pulsa Salir de pantalla completa o la tecla Escape para volver. Te quedas en el mismo periodo, con los mismos filtros y cualquier hoja abierta.
5. En una tableta o un teléfono, un botón Reservar en el encabezado inicia una cita nueva sin tener que hacer clic antes en una celda libre. Abre la hoja en Sin cita, con una persona del equipo y una hora de inicio ya rellenadas, y está desactivado cuando no se muestra ninguna columna. En una computadora usas la línea de reserva rápida.
6. Bajo el encabezado, la línea de reserva rápida está en su propia banda: nombre o teléfono del cliente, un servicio, cualquier persona o una en concreto, y Reservar. Busca por ti el primer inicio libre, y una línea debajo explica que Enter toma el primer horario válido para el servicio elegido y que puedes hacer clic en cualquier carril vacío para cambiar la persona y la hora. Mientras no hayas escrito ningún cliente ni elegido un servicio, Reservar abre la hoja de reserva completa. Si nada cabe, te dice por qué: nadie tiene turno ese día, nadie de turno ofrece ese servicio, o el servicio es más largo que todos los huecos que quedan. Cuando un día posterior tiene lugar, ofrece Próximo hueco con la fecha, que lleva la agenda hasta allí. El proceso completo está en el artículo de reservas.

Empezar una reserva desde la cuadrícula

1. Haz clic en una celda libre, en la vista de día o en la de semana. Se abre la hoja de reserva con esa hora (redondeada al cuarto de hora) y ese día. Arriba tiene tres opciones: Sin cita, Cita y Bloquear horario. El artículo de reservas desde el mostrador explica las dos primeras; Bloquear horario cambia a la hoja de bloqueo con esa persona y esa hora ya rellenadas.
2. En la vista de semana, la persona del equipo es por defecto la primera que trabaja ese día, y puedes cambiarla en la hoja.
3. Si haces clic en un bloque existente, se abre esa cita, nunca la hoja de reserva. Si haces clic en una banda rayada de bloqueo, se abre ese bloqueo para editarlo o eliminarlo. Bajo un bloqueo no se puede iniciar una reserva.

Usar la vista de semana

1. Cada día tiene un encabezado con el día de la semana sobre la fecha y cuántas citas hay reservadas, por ejemplo "6 reservadas", o cerrado. El encabezado de hoy está resaltado y un día cerrado aparece sombreado.
2. La vista de semana reúne a todo el equipo en un carril por día, para que veas la forma de la semana y no el detalle. Haz clic en el encabezado de un día para abrirlo.

Usar la agenda en teléfono o tableta

1. En una tableta, los encabezados de los carriles muestran solo el nombre de la persona, y el botón Reservar descrito arriba inicia una reserva.
2. En un teléfono, la vista de día muestra un carril a la vez. Bajo la fecha, elige a la persona con las fichas de arriba, que muestran el primer nombre. Cada cita indica su hora, luego el servicio con su duración, y el precio.
3. Un tramo de treinta minutos o más sin nada reservado aparece como una fila que dice Libre — toca para reservar y nombra los servicios que caben. Tócala para abrir la hoja de reserva a esa hora.
4. Reservar sin cita y Reserva rápida, al final, inician una reserva sin elegir antes una hora.
5. La vista de semana sigue siendo una cuadrícula en el teléfono.

Usar la tarjeta Fill

Debajo de la agenda, la tarjeta Fill lista a las personas que esperan un horario hoy, cuántas encajan en un hueco libre y una fila por cada una. Una fila con un hueco que encaja muestra la hora y la persona y un botón Reclamar. Una fila sin coincidencia dice que no hay hueco para ella, y tiene un botón Avisar.

Tus clientes nunca ven la agenda de citas. Lo que ven en tu página de reservas es el resultado de lo que hay en ella: los horarios que pueden elegir son tus horarios libres, así que los horarios de trabajo que mantienes aquí, las ausencias que apruebas, el horario que bloqueas y cada cita ya reservada deciden qué huecos se ofrecen. Nunca se pueden reservar dos citas en el mismo hueco para la misma persona del equipo, ya sea que la reserva venga del mostrador o de la página de reservas.

• Esperar ver a alguien en su día libre. La vista predeterminada oculta a quienes no trabajan ese día. Elige Todo el equipo o marca a la persona en Equipo.
• Contar una banda bloqueada como tiempo libre. Una banda rayada de bloqueo no se ofrece a nadie, ni en el mostrador ni en línea. Edita o elimina el bloqueo para liberarla.
• Leer una ausencia como tiempo libre. Solo la ausencia aprobada se pinta como ausencia. Una solicitud pendiente deja el tiempo libre, así que apruébala primero (mira el artículo de ausencias).
• Dejar los horarios vacíos. Una persona sin horario semanal parece libre todo el día y nunca se pinta como fuera de horario, así que a los clientes se les pueden ofrecer horas en las que no trabajas.
• No encontrar la columna de alguien. Quien no tiene servicios no es reservable y no se puede marcar como columna. Asígnale primero un servicio.
• Leer la hora de otro lugar. Las horas siguen la zona horaria de la propia sucursal. Si se ven mal, revisa la zona horaria en la configuración de la sucursal.
• Buscar reglas de cargos o cancelación en la agenda. Los ajustes de toda la sucursal no están en la pantalla de reservas. Usa la configuración de la sucursal.
• Desmarcar a alguien para quitarlo. Solo oculta su columna en tu vista.

Los artículos de equipo, ausencias, bloquear horario, reservas desde el mostrador y configuración de la sucursal explican lo que da forma a lo que muestra la agenda.