Planifica la salida de alguien del equipo y reasigna sus citas

Cuando alguien deja tu equipo, sus citas próximas siguen reservadas a su nombre. La Salida del equipo te deja marcar su último día y armar un plan que propone quién toma cada cita. Nada cambia hasta que tú aplicas el plan, y a tus clientes se les avisa solo al aplicarlo.

El mismo plan sirve cuando una cita se queda sin la persona que la iba a atender por otra razón: una ausencia aprobada, un cambio de horario semanal, un servicio que ya no realiza, un cierre de sucursal o una ausencia del mismo día. En esos casos, un aviso te lleva a Revisar reasignación, y el plan funciona igual que en una salida.

Es una pantalla para el propietario del negocio.

1. Abre la página de la persona, en Equipo, y busca Salida del equipo.
2. Decide su Último día de trabajo. Se le puede reservar hasta el final de ese día.
3. Revisa a quién más puedes asignar. Solo se propone a quien trabaja en esa sucursal, está activo ese día, realiza el servicio y está libre a esa hora.
4. Si una cita tiene un depósito retenido, el plan no puede cancelarla. Cancélala desde la propia cita para que el depósito se liquide.

Programar la salida

1. En Salida del equipo, elige el Último día de trabajo. La pantalla muestra cuántas citas próximas se ven afectadas, de qué servicios, y te avisa si Nadie más cubre alguno de ellos. Solo ves cifras y nombres de servicios, no los datos de tus clientes.
2. Pulsa Programar salida. Si dejas la fecha vacía, el botón dice Se va ahora.
3. Programar no cancela, no mueve ni reasigna ninguna cita. La persona sigue activa hasta su último día.
4. Si cambias de opinión antes de esa fecha, pulsa Cancelar salida: la persona se queda y se descarta el plan borrador.

Armar y aplicar el plan

1. Pulsa Planificar sus citas, y luego Crear o actualizar el plan. Cada cita aparece con la persona que Zelun propone y una razón en lenguaje sencillo. Se prefiere a quien ya atendió a ese cliente o es su favorita, luego a quien mejor encaja con el servicio, y se reparte la carga para que no todas caigan en una sola persona.
2. Las citas se agrupan como Listas (mismo servicio, misma hora y alguien libre), Para revisar (hay quien la tome, pero en otro horario), Requieren decisión (nadie libre, tú decides), Requieren atención (no se pudieron aplicar) y Hechas. Una cita sin candidatos nunca recibe una persona propuesta.
3. Para cada cita puedes Aceptar, Elige quién la toma, Cancelar cita o Dejar para después. Aceptar todas las listas acepta de una vez el grupo Listas, y Deshacer revierte una decisión. Si la persona va a venir al final, Dejar con la persona conserva la cita con ella, sin mover ni avisar al cliente.
4. Pulsa Aplicar plan. La pantalla te dice a cuántos clientes se les avisará. Cada cita aceptada se mueve o se cancela por separado, y solo si el horario sigue libre y la cita no cambió desde que armaste el plan. Si un horario se ocupó, esa fila falla con su razón y se queda en Requieren atención, mientras las demás se aplican. Aplicar dos veces no repite nada.

Qué pasa el último día

• Antes de la fecha recibes un aviso al programar la salida y otro cuando se acerca el último día con citas sin resolver.
• El último día, la persona deja de poder entrar a Zelun. Sus registros anteriores no cambian.

Cuando un horario o un servicio deja citas sin persona

1. Si guardas una ausencia, un nuevo horario, quitas un servicio a alguien o cierras una sucursal y hay citas reservadas que ya no encajan, un aviso muestra cuántas y de qué servicios. Nunca te impide guardar.
2. Pulsa Revisar reasignación para abrir el plan de esa persona y decide igual que en una salida.
3. Si hay citas sin resolver, Zelun te avisa una vez cuando faltan menos de 48 horas, y otra vez desde las 7:00 del día de la cita, hora de la sucursal. Una cita ya resuelta no genera aviso.
4. Con el modo urgente activado en Ausencias del mismo día, las citas Listas de una ausencia que empieza hoy se mueven solas y se avisa a sus clientes. Las demás se quedan para ti, y una cita que empieza en menos de 2 horas no se mueve sola: te avisamos para que contactes tú al cliente. Viene desactivado.

• Cuando aplicas el plan, cada cliente recibe un solo mensaje, aunque varias de sus citas cambien. Dice quién lo atiende ahora y a qué hora.
• En una cita movida, el cliente puede conservarla, elegir otra hora u otra persona, o cancelarla. Si cancela, cuenta como cancelación del negocio: no se le cobra cargo y su depósito sigue su elección de reembolso o crédito. Si no responde, la cita se queda como la moviste y recibe el recordatorio normal.
• Si el cliente había elegido a la persona que se va, o la tenía de favorita, el mensaje incluye un enlace para conservar el cambio o reprogramar.
• Su respuesta aparece en la fila del plan. A las citas sin contacto del cliente no se les puede avisar, y la pantalla te dice cuántas son.
• El aviso cuenta en tu cantidad mensual de mensajes de citas y nunca usa créditos de uso: sale por correo, o por WhatsApp dentro de la cantidad. A un cliente que solo tiene teléfono se le manda SMS solo si tienes créditos. Si no se puede entregar, Estado de entrega lo muestra y puedes reintentarlo sin cargo.

• Esperar que programar la salida mueva las citas. No mueve nada. Tienes que aplicar el plan.
• Eliminar a alguien que se va. Usa Salida del equipo, para decidir qué pasa con sus citas próximas.
• Aplicar sin revisar "Requieren decisión". Esas citas no tienen persona propuesta, y las que no decidas se quedan sin resolver.
• Una cita con depósito. El plan no la cancela. Hazlo desde la cita.
• Dejar el plan para el último día. Las citas sin resolver se te recuerdan, pero el cliente solo se entera cuando aplicas.

Cuando una persona deja el equipo, todos sus enlaces de calendario se apagan y sus calendarios se vacían.

El directorio del equipo, las ausencias, los cierres de sucursal, los roles y las invitaciones tienen sus propios artículos.