Llena huecos cancelados con la lista de espera y el panel Fill

La lista de espera reúne a los clientes que querían una cita y no encontraron lugar. Cuando se libera un hueco, Zelun se lo ofrece a la persona de la lista que mejor encaje, para que no tengas que llamar uno por uno.

Hay dos formas de entrar a la lista. Tu equipo puede agregar al cliente en el panel Fill de la agenda, o el propio cliente puede apuntarse desde tu página de reservas cuando el día que quiere está lleno.

Se ofrece un hueco cuando una cita se cancela o se marca como no presentada, ya sea que lo haga tu equipo, que el cliente cancele desde su enlace o que venza un apartado. También se ofrece cuando se libera tiempo sin que nadie cancele: se amplía el horario de alguien del equipo, se quita o se acorta una ausencia o bloqueo, o se mueve una cita a otra hora. En todos los casos la oferta va a quien mejor encaje entre los clientes que coinciden con el servicio, con la persona del equipo si pidieron a alguien en particular y con los horarios que eligieron. Zelun puntúa las coincidencias: un cliente que marcó como favorita a esa persona puntúa muy por encima del resto, cada visita completada anterior con ella suma un poco, cada día completo de espera suma un poco (con un tope bajo, para que una espera larga no supere a un favorito) y una ausencia en esa sucursal en los últimos 90 días baja la puntuación sin sacar al cliente. Si hay empate, va primero quien lleva más tiempo esperando. Cada oferta guarda una razón en lenguaje claro, por ejemplo que el cliente marcó como favorita a esa persona. Solo hay una oferta activa por hueco, y se omite a un cliente que ya tiene una oferta de ese hueco o que ya dijo que no a ese hueco. Si el cliente no responde a tiempo, o dice que no, el hueco pasa a la siguiente persona que encaje.

1. Los servicios que esperan tus clientes deben estar asignados al menos a una persona del equipo, y esa persona necesita horario de trabajo. Si no, el panel te dirá que no hay nada con qué encajar.
2. Solo puedes avisar a un cliente que te haya dado una forma de contactarlo. Quien se apunta desde tu página de reservas marca él mismo el permiso de WhatsApp. En un cliente que agregas tú, revisa que su ficha tenga los permisos de mensajes de citas que corresponden. La oferta viaja como tus demás avisos de cita; lo que incluye tu plan y lo que gasta créditos se explica en el artículo sobre la mensajería incluida en tu plan.
3. El panel Fill forma parte de la agenda de cada sucursal, así que abre primero la sucursal que quieres.

Agregar a un cliente a la lista de espera

1. Abre Reservar y elige tu sucursal. Baja de la agenda hasta el panel Fill. Su encabezado indica cuántas personas esperan y cuántas encajan en un hueco libre hoy.
2. Si nadie espera todavía, el panel explica para qué sirve la lista y muestra el formulario de inmediato. Si ya hay gente, pulsa Añadir a la lista de espera.
3. Elige el Cliente, el Servicio y, si el cliente quiere a una persona en concreto, el Personal preferido (opcional). Si no, déjalo en Cualquiera.
4. Pulsa Añadir a la lista de espera.

Trabajar la lista del día que estás viendo

1. Cada cliente en espera aparece en una fila con su nombre, el servicio, la persona preferida si la hay y una etiqueta que dice si un hueco del día encaja.
2. Si un hueco encaja, la fila muestra la hora y la persona del equipo, y un botón Reclamar. Al pulsarlo, el cliente queda reservado en ese hueco de inmediato, en la misma agenda que las demás citas.
3. Si nada encaja, la fila explica por qué: que nadie aquí ofrece ese servicio, o que no hay un hueco libre suficientemente largo ese día. En su lugar aparece el botón Avisar. Envía un aviso al cliente y registra la hora como Avisado, pero no reserva nada y el cliente sigue en la lista. La pantalla te dice si el aviso se envió o si quedó registrado pero ningún canal lo aceptó.

Seguir las ofertas

1. Cuando sale la oferta automática, aparece debajo de la lista el apartado Ofertas de hueco. Cada línea muestra el cliente, el servicio, la persona del equipo, la hora y hasta cuándo vale la oferta.
2. La línea termina con el resultado: esperando respuesta, aceptada, rechazada o vencida. Si una oferta vence y pasa a otra persona, verás la primera como vencida y la nueva como esperando respuesta.

• En tu página de reservas. Cuando el día que eligen está lleno, una tarjeta en el paso Cuándo ofrece la lista de espera junto al día más cercano con lugares. Eligen los días en espera (hasta cinco) y los horarios que les sirven, Cualquier hora, Mañana (antes de las 12:00), Tarde (antes de las 17:00) o Noche, según el reloj local de la sucursal. Solo se hace una oferta para un hueco que cae dentro de los horarios que eligieron, así que quien espera el viernes por la tarde no recibe una oferta del viernes a las 10:00. Escriben Tu nombre y Teléfono de WhatsApp, marcan Escríbeme por WhatsApp cuando se libere un horario y pulsan Unirme a la lista de espera. Después ven Estás en la lista de espera con sus días y horarios, una nota Cómo funciona (tienen 30 minutos para confirmar una oferta y, si dicen no, gracias, conservan su lugar) y la opción de reservar otro día si prefieren. La página de reservas no tiene un botón para salir en ese momento: les indica usar el enlace de cualquier mensaje que les envíes. Apuntarse no reserva nada. La oferta no aparece si el día tiene horarios. Apuntarse dos veces al mismo servicio y día no crea dos registros, y un cliente puede esperar como máximo cinco días en la misma sucursal, y si una solicitud pasara de ese límite se rechaza completa.
• Cuando se libera un hueco. Reciben un mensaje con un enlace. Abre una página de tu página de reservas con el servicio, la persona del equipo, el lugar, la hora y el plazo para responder.
• Aceptar. Al pulsar Reservar este horario se crea la cita y la página lo confirma. Si el hueco ya no es válido, no se reserva nada.
• Decir que no. Al pulsar No, gracias, mantenme en la lista se deja pasar ese hueco, que se ofrece a la siguiente persona, y el cliente sigue en la lista de espera para la próxima disponibilidad. Ese mismo hueco no se le vuelve a ofrecer. Para salir definitivamente pulsa Salir de la lista de espera o usa el enlace de un mensaje.
• Demasiado tarde. Si el enlace venció, ya se usó o no es válido, la página dice que la oferta ya no está disponible, no reserva nada y avisa que el cliente sigue en la lista de espera salvo que haya salido.
• En la app móvil. Un cliente con sesión iniciada también puede usar la lista de espera desde la app móvil de Zelun, con su propia cuenta y sin escribir teléfono. Cuando el día que elige está lleno, una tarjeta lo dice, le deja elegir Cualquiera o una persona del equipo y tiene el botón Unirme a la lista de espera. Una pestaña En espera dentro de sus citas lista sus listas, cada una con Salir de la lista, y fija arriba cualquier oferta abierta con una cuenta regresiva, Reclamar este lugar y No, gracias. Con No, gracias se le avisa que conserva su lugar. Una notificación push le avisa en cuanto se abre una oferta y lo lleva a esa tarjeta, y el mensaje de WhatsApp se sigue enviando. Si el lugar requiere un anticipo y la app no puede cobrarlo, la tarjeta le dice que abra el enlace que le enviaste para reclamarlo. Un cliente con sesión iniciada que aún no tiene ninguna visita contigo debe reservar primero antes de unirse.
• La cita que acepta el cliente queda marcada como proveniente de un llenado, en tu agenda de siempre.

• Esperar que Avisar reserve al cliente. Solo envía un aviso. Usa Reclamar cuando un hueco encaje.
• Clientes en espera que nunca encajan. Revisa que el servicio esté asignado a alguien que trabaje ese día y que el hueco sea tan largo como el servicio.
• Cancelar sin motivo. Una cancelación o un no presentado necesita un motivo, y el hueco solo se considera libre cuando queda registrado.
• Esperar una oferta cuando solo se liberaron unos minutos. Un tiempo libre más corto que el servicio nunca genera una oferta.
• Dar por hecho que el cliente recibió el aviso. Si el cliente no tiene permiso o ningún canal acepta el mensaje, el resultado de Avisar lo dice y no se entregó nada. Contáctalo por otro medio.
• Usar el panel Fill para otros días. Compara con los huecos del día que estás viendo en la agenda.

La agenda, la página de reservas y el artículo de avisos explican las pantallas y mensajes que se usan aquí.