Exporta el historial de un cliente en PDF y archivos que puedes importar en otro sistema

A veces el historial de un cliente tiene que salir de Zelun: una clínica archiva las notas y los formularios firmados de un paciente en el sistema donde lleva su expediente, una tutora manda a una escuela las notas de sesión de un periodo, una estética le da a una clienta sus fórmulas de color cuando se muda.

Exportar historial arma un archivo de un solo cliente. Es un zip con cuatro cosas:

• Un PDF para leer o archivar, en tu idioma, con el título en las palabras de tu negocio ("Historial del paciente", "Historial del estudiante" o "Historial del cliente").
• Un archivo de datos estructurado, para importar el historial en otro sistema.
• Un CSV de las visitas y un CSV de las respuestas de formularios, para una hoja de cálculo.

Incluye nombre, teléfono y correo del cliente, sus visitas, las notas de visita que puedes leer, las respuestas de sus formularios de ingreso, los consentimientos que firmó con quién firmó, cuándo y qué versión, la lista de sus fotos de visita y sus planes de tratamiento. Tú eliges cuáles de esas partes entran, y un periodo si quieres.

Es un resumen de lo registrado en Zelun. No es un expediente clínico oficial y no dice serlo. Si necesitas un expediente oficial, llévalo donde se cumplan las reglas que lo rigen y usa este archivo para pasar la información.

La exportación forma parte de tu plan en cualquier estado, también después de un vencimiento: no hay nada extra que comprar ni un límite incluido que se gaste.

1. Un cliente en Clientes. Elígelo en la lista.
2. Decide el periodo. Por defecto entra todo el historial.
3. Decide qué incluir. Los datos de contacto siempre entran. Lo demás lo eliges tú.
4. Ten claro quién pide. La persona propietaria puede exportar a cualquier cliente. Un miembro del equipo que no es propietario solo puede exportar a un cliente que ya atendió. Cada persona puede pedir hasta 20 exportaciones en 24 horas.

Pide el historial

1. Abre Clientes, elige al cliente y pulsa Exportar historial.
2. En Periodo deja Todo el historial, o elige Solo un periodo y llena Desde y Hasta.
3. En Qué incluir, Datos de contacto siempre está marcado. Marca o desmarca las visitas, las notas, Formularios, Consentimientos firmados, Fotos (solo la lista) y Planes de tratamiento.
4. Lee No se incluye y pulsa Preparar exportación.
5. La hoja dice Estamos preparando la exportación. Puedes cerrarla y seguir trabajando.

Descárgala

1. Cuando esté lista, Notificaciones muestra Tu exportación está lista. Púlsala para abrir la ficha del cliente con la hoja.
2. Pulsa Descargar .zip. Cada vez se pide un enlace seguro nuevo.
3. El enlace funciona 7 días. La hoja muestra el último día y cada descarga queda registrada.
4. Si el enlace ya venció, la hoja dice Este enlace ya venció. Pulsa Pedir otra exportación.
5. Si no se pudo armar, la hoja dice No pudimos preparar la exportación y no se guardó nada. Pulsa Intentar de nuevo.

Qué trae el zip

1. client-history.pdf para leer o archivar.
2. Un archivo de datos estructurado, cuyas primeras líneas indican su versión (versión 1), para importar en otro sistema.
3. visits.csv, una fila por visita, con la nota de esa visita si elegiste las notas.
4. forms.csv, una fila por cada respuesta de cada formulario.
5. Una parte que dejaste fuera falta en todos los archivos, no solo está oculta.

Qué no se incluye

1. Pagos, tarjetas y facturas.
2. Mensajes de WhatsApp y SMS, y el permiso de marketing.
3. Las imágenes de las fotos: solo una lista con fecha, etiqueta y visita.
4. El número de póliza completo de un plan de tratamiento: solo sus últimos 4 caracteres.
5. Nada de otro cliente.

Cuando algunas notas están restringidas

1. Si tu negocio deja las notas visibles solo para el profesional que atiende, la exportación sigue la misma regla que la pantalla de historial del cliente.
2. Una nota que no puedes leer aparece como una entrada con fecha marcada como restringida, sin texto, en el PDF, en el archivo de datos y en el CSV.
3. La persona propietaria lee todas las notas.

• Nada. A los clientes no se les avisa cuando exportas su historial y nunca ven el archivo.
• Lo que saques del zip sale de Zelun contigo. Compártelo solo con quien el cliente espera que lo tenga.
• El aviso que te dice que la exportación está lista dice "Tu exportación está lista" en el correo y en la notificación del teléfono, sin el nombre del cliente.

• Esperar pagos o mensajes. No forman parte de esta exportación. Para eso está la exportación de los datos de un cliente, descrita en el artículo sobre exportar o anonimizar a un cliente.
• Esperar una nota que no puedes leer. Recibes la fecha y la palabra restringida, no el texto.
• Tratar el PDF como expediente oficial. Resume lo registrado en Zelun. Lleva los expedientes oficiales donde se cumplan las reglas que los rigen.
• Buscar las imágenes. Solo se incluye la lista de fotos.
• Pedir varios clientes a la vez. Una exportación es de un solo cliente. Pide una por cada uno.
• Esperar más de 7 días. El enlace deja de funcionar. Pide una exportación nueva.
• Dejar fuera una parte y esperarla después. Una parte sin marcar no está en los archivos. Pide otra con la parte marcada.
• Olvidar el límite. Hasta 20 exportaciones en 24 horas por persona; la hoja dice cuándo puedes pedir otra.

La exportación de datos de un cliente y su anonimización, las notas privadas, las notas y fotos de visita, los formularios de ingreso y consentimiento, los planes de tratamiento y la pantalla de clientes tienen sus propios artículos.