Guarda notas de visita y fotos de antes y después en la ficha de tu cliente

Zelun te permite llevar un historial privado de cada cliente: notas breves que escribes sobre una cita, antes o después de cobrarla (por ejemplo una fórmula, una preferencia o una alergia) y fotos de antes y después ligadas a una cita. Todo queda en la ficha de ese cliente y es solo para tu equipo.

Encima de eso hay dos extras opcionales:

• Un resumen con IA de las notas de un cliente. Cuando alguien de tu equipo lo pide, Zelun lee las notas de ese único cliente y da un resumen corto de sus preferencias habituales, además de alertas sobre cualquier cosa que suene a alergia, reacción, prueba de parche o contraindicación.
• Un límite de almacenamiento para fotos. Tu negocio tiene un límite de espacio para fotos. Viene con tu plan, se comparte con las fotos del avance de los pedidos a medida y con los documentos que compartes con clientes, y no hay un complemento para comprar más.

Cada profesional de tu equipo, con su propia sesión, puede abrir el historial de los clientes que ha atendido (cualquier cita con ese cliente, pasada o próxima) y escribir la nota de las citas que atiende, sea como profesional principal o como apoyo. La nota de la cita de un colega solo la escribe quien la atendió. Una nota guardada no se edita nunca: para corregirla, agregas otra nota a la misma visita. Todo esto viene en todos los planes, sin complementos ni créditos.

En la nota de la cita puedes Dictar la nota o Grabar la visita y revisar un borrador hecho con IA antes de guardarlo; una nota guardada así lleva la etiqueta Redactada con IA, revisada por y tu nombre. El artículo sobre dictar y grabar la visita lo explica, incluido que Zelun no guarda el audio. En una clínica, las secciones del borrador siguen la plantilla de nota de la Especialidad principal del profesional de la cita cuando está definida (consulta Paquetes de especialidad).

Las palabras siguen tu tipo de negocio: en una clínica, el cliente es un paciente y las notas de visita son notas clínicas; con tutores, el cliente es un estudiante y la nota es una nota de sesión. El artículo de tipo de negocio lo explica. Tus notas y fotos no son un expediente médico. Zelun no se presenta como un sistema para expedientes de salud, así que no lo uses como tal.

1. La cita debe tener un cliente asignado. Una cita sin cliente no puede llevar notas ni fotos.
2. Para las fotos, el cliente debe haber dado su permiso. Lo registras con la casilla Consentimiento de fotos otorgado del cliente, en la página Clientes. Sin él, las subidas se rechazan.
3. Las fotos deben ser imágenes .png, .jpg o .webp.
4. La página Clientes, en el menú lateral, tiene la pestaña Historial y la casilla Consentimiento de fotos otorgado. Aun así, puedes agregar notas y fotos desde la agenda.
5. Para escribir notas necesitas acceso a ellas: ser la persona propietaria, ser el profesional que atiende la cita, o tener un permiso de notas que la persona propietaria te dio. El artículo de roles y políticas explica esos permisos.
6. El resumen con IA solo funciona cuando el servicio de IA de Zelun está activado en la plataforma. Si no lo está, el botón muestra un error.

Registrar el consentimiento para fotos

1. Abre Clientes en el menú lateral y elige al cliente.
2. Marca Consentimiento de fotos otorgado (o usa Editar cliente). El texto junto a la casilla explica que permite al personal adjuntar fotos de antes y después a las citas de ese cliente.
3. Desmárcala si el cliente cambia de opinión. Las fotos ya subidas se quedan hasta que las elimines.

Escribir una nota desde la cita

1. Abre la cita en Reservar. La sección Nota lleva el nombre de las notas de tu tipo de negocio (por ejemplo Notas clínicas) y dice Se guarda en el Historial. Aparece antes o después del cobro, pero solo para quien tiene acceso a las notas, y nunca en una cita cancelada o en la que el cliente no se presentó.
2. Arriba ves las notas que ya se escribieron para esta cita.
3. Escribe en Nueva nota clínica (o la palabra de tu tipo de negocio) y pulsa Guardar nota. Si tu plan ofrece la función, también puedes pulsar Dictar o Grabar la visita y revisar el borrador; antes de grabar la visita, pregunta al cliente en voz alta.
4. Si la cita es de un colega y no tienes permiso para escribirle notas, la pantalla dice Solo quien atendió esta cita puede escribir su nota clínica. (con la palabra de tu tipo de negocio).

Escribir una nota desde el Historial

1. En Clientes, elige al cliente y abre Historial. Pulsa Agregar nota.
2. En Visita (últimos 90 días) elige la visita. Solo aparecen las visitas para las que puedes escribir.
3. Escribe la nota y pulsa Guardar nota, o Cancelar para salir sin guardar.

Corregir una nota

Una nota guardada no se edita. Para corregirla, agrega otra nota a la misma visita. Las dos quedan en el historial con su fecha.

Agregar notas y una foto al cobrar

1. Abre la cita en la agenda y ve a los campos de cobro.
2. Escribe en el campo de notas, que lleva el nombre de las notas de tu tipo de negocio (por ejemplo Notas clínicas).
3. Para adjuntar una foto usa Adjuntar foto y elige el archivo.
4. Termina el cobro como siempre. La nota y la foto se guardan en el historial del cliente. Si dejas ambos vacíos, no se guarda nada. Si la foto se rechaza, la pantalla te dice por qué.
5. Si la nota no se pudo guardar, el pago se queda hecho (El pago no se deshace.) y la nota espera a que pulses Reintentar.

Agregar fotos de antes y después a una cita

1. Abre la cita en la agenda y busca Fotos de la cita.
2. Pulsa Añadir foto de antes o Añadir foto de después y elige el archivo. Mientras sube, la pantalla dice Subiendo foto….
3. Para quitar una, pulsa Eliminar foto debajo de ella. Con eso se libera el espacio que usaba.

Consultar el historial de un cliente

1. En Clientes, elige al cliente. La pestaña Historial se abre en Historial de visitas.
2. Cada entrada muestra su fecha, la nota y las fotos. Una nota redactada con ayuda de IA muestra Redactada con IA, revisada por y el nombre de quien la revisó. Una nota que menciona una alergia o una reacción aparece como Marcada. Si aún no hay nada, dice Aún no hay visitas. Las notas y fotos aparecerán aquí.
3. Si en tu negocio todos pueden leer las notas, ves también las que escribieron otros profesionales. Si las notas están restringidas, las que no puedes leer aparecen como Nota clínica · restringida.
4. Cada foto tiene un botón Enviar al cliente. Envía esa foto por WhatsApp, pero solo si el cliente aceptó mensajes por WhatsApp y la ventana de la conversación está abierta. Si no, la pantalla explica por qué no se puede enviar.

Limitar quién puede leer las notas (clínicas y consultorios)

1. Abre Mi negocio y pulsa Revisar ajustes sugeridos en la tarjeta Tipo de negocio. Solo la persona propietaria la ve.
2. Cuando aparezca Notas visibles solo para el profesional que atiende, pulsa Activar. Nada se activa hasta que lo hagas.
3. Desde entonces, solo el profesional que atendió la visita puede leer la nota, ni siquiera la persona propietaria (en una clínica ya es lo habitual). El personal de recepción y el resto del equipo ven una etiqueta como Nota clínica · restringida en el historial: saben que existe una nota, pero no lo que dice. Las notas que una persona no puede leer tampoco entran en el resumen con IA.
4. Desactívalo en el mismo lugar si cambias de opinión. Las notas ya escritas no cambian en ningún caso. El artículo de notas privadas y recordatorios discretos explica este ajuste y el de los recordatorios con detalle.

Si una nota no se guarda

1. La pantalla nunca falla en silencio: dice No se pudo guardar la nota., el motivo y Tu texto sigue aquí.
2. Tu texto se queda en el campo. Pulsa Reintentar cuando se resuelva el motivo.
3. Si recargas la pestaña antes de guardar, el texto sigue ahí. Se borra cuando la nota se guarda o cuando cierras sesión.

Pedir un resumen con IA

1. En Historial de visitas, pulsa Resumir notas.
2. Espera a que termine Resumiendo notas…. El resultado aparece en un panel titulado Resumen de notas de visita generado por IA.
3. Lee el resumen y las alertas. Cada alerta indica sus Notas fuente, con enlaces a las entradas originales. Verifícalas ahí.
4. Si el cliente no tiene notas verás No hay notas de visita para resumir. Si nada suena a alergia o reacción, verás que no se encontraron alertas.

Los clientes no ven nada de esto. Las notas, fotos, resúmenes y alertas son solo para tu equipo. Nunca aparecen en la página de reservas, en el enlace que usa el cliente para gestionar su cita, en los mensajes sobre una cita ni en tus reportes.

La única excepción es una foto a la que tú pulsas Enviar al cliente, que le llega a ese cliente por WhatsApp.

Las excepciones son cosas que tú decides compartir. Una foto en la que pulsas Enviar al cliente le llega por WhatsApp. Una nota de avance que creas con Compartir como nota de avance en una nota de visita copia su texto en una nota nueva que tú editas y confirmas, y el cliente lee solo ese texto; la nota de visita sigue privada. El artículo sobre compartir documentos lo explica.

De forma indirecta, el cliente se beneficia de que tu equipo recuerde sus preferencias y alergias de una visita a otra. Si anonimizas a un cliente, sus fotos se eliminan al mismo tiempo. Consulta el artículo sobre exportar y borrar a un cliente.

• Esperar que la restricción se aplique sola. Elegir Clínica como tipo de negocio solo la sugiere. Se aplica cuando la persona propietaria la activa en la revisión.

• Intentar subir una foto antes de registrar el consentimiento. Al cobrar, si el cliente no tiene consentimiento de fotos, los botones Añadir antes y Añadir después se reemplazan por "No hay consentimiento de fotos de este cliente: la subida está bloqueada." con un enlace registrar consentimiento ahora. Registra el consentimiento y luego sube la foto. La hoja de cobro indica que las fotos se guardan solo bajo tu empresa y se eliminan si el cliente se anonimiza.
• Llegar al límite de almacenamiento. La pantalla indica que la empresa alcanzó su límite de almacenamiento de fotos. No se pierde nada. Elimina las fotos que ya no necesites, o retira documentos que compartiste, para liberar espacio y vuelve a intentar.
• Esperar que el resumen se haga solo. Nunca ocurre así. Solo se genera cuando alguien pulsa Resumir notas, no después del cobro.
• Tomar una alerta como un diagnóstico. Las alertas las escribe una IA y están marcadas como tal: verifícalas con las notas fuente. No son una decisión clínica.
• Esperar que el resumen agregue información. Solo condensa lo que ya está en las notas de ese cliente. Nunca cambia las notas, al cliente ni la cita.
• Escribir la nota de la cita de un colega. Solo la escribe quien atendió la cita, o alguien con el permiso para escribir notas, y entonces la nota queda a nombre del profesional de esa cita.
• Buscar cómo editar una nota. No se puede. Agrega otra nota a la misma visita.
• Buscar la sección Nota en una cita cancelada. Las citas canceladas y las que no se presentaron no admiten notas.
• Grabar la visita sin preguntar al cliente. Pregunta en voz alta antes de grabar; Zelun además te pide confirmar que aceptó.
• Agregar una nota a una cita sin cliente. Primero asigna o crea al cliente.

Las fichas de clientes y las herramientas para exportar y borrar se explican en los artículos relacionados.